Cuanto tiempo tengo que conservar los documentos de mi empresa, esta es una pregunta que tarde o temprano surge en cualquier actividad económica.
A lo largo de años de actividad, se van acumulando toda clase de documentos, facturas, contratos, justificantes de pago, etc.
En este artículo vamos a dar unas pautas generales de los plazos reglamentarios para la conservación de documentos.
Norma general - Artículo 30 del Código de Comercio
El Código de Comercio en su artículo 30 establece los plazos de conservación de los documentos mercantiles.
1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
En aplicación de este artículo se deben conservar los libros contables y todos los documentos contables, fiscales y mercantiles seis años desde la finalización de ejercicio, salvo que por otra norma se exija mayor plazo.
Plazos de prescripción
La mayoría de las empresas entiende que la obligación de conservar los documentos son los de los plazos de prescripción de las obligaciones, sobre todo en materia fiscales y laboral. Este modo de operar no es el correcto.
Por ejemplo la prescripción en materia fiscal es de cuatro años, pero los documentos y soportes fiscales y contables se deben conservar al menos 6 años como establece el artículo 30 de Código de Comercio.
Es decir, aunque la prescripción laboral a efectos de infracciones sea de 3 años la documentación soporte correspondiente debe conservarse, al menos, 6 años. Tal y cómo indica el código de Comercio.
| Materia | Tiempo de prescripción | Normativa |
|---|---|---|
| Mercantil – Contabilidad | 6 años | Art. 30 Código de Comercio |
| Fiscal – Exigibilidad de deudas tributarias | 4 años | Art. 66 Ley 58/2003 Ley General Tributaria |
| Fiscal – Compensación de bases negativas o deducciones aplicadas | 10 años | Art. 66 Bis ley 28/2003 General Tributaria |
| Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social | 10 años | Art. 131 Ley Orgánica 10/1995 Código Penal |
| Laboral – Infracciones | 3 años | Art. 4.1 real Decreto 5/2000 Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social |
| Seguridad Social – Infraciones | 4 años | Art. 4.2 real Decreto 5/2000 Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social |
| Prevención de Riesgos Laborales – Infraciones | 5 años | Art. 4.3 real Decreto 5/2000 Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social |
| Blanqueo de Capitales | 10 años | Art. 25 Ley 10/2010 Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo |
Los plazo de prescripción se inician desde el último día del plazo voluntario para la presentación de autoliquidaciones, en el caso de infracciones tributarias y desde el día en que se comete la infracción en el resto de casos.
hay otros documentos que debemos conservar mas tiempo, como por ejemplo:
- Bienes de inversión: hasta que se cumpla el plazo de regularización del IVA.
- Documentos de ejercicios con Bases Imponibles Negativas: Hasta pasado 4 años desde su compensación.
- Prestamos y Garantías: hasta que sean devueltos o cancelados.
- Blanqueo de capitales